Czy można sporządzić testament notarialny zdalnie przez e-podpis? Wyjaśnia radca prawny z Poznania

Bartosz Kowalak – radca prawny Prawo spadkowe

Jako radca prawny z Poznania, ostatnio coraz częściej słyszę to pytanie od klientów. W dobie cyfryzacji i po doświadczeniach pandemii, kiedy wiele spraw załatwialiśmy online, naturalne wydaje się pytanie o możliwość sporządzenia testamentu notarialnego zdalnie. Szczególnie że e-podpis stał się powszechnym narzędziem w obrocie prawnym, a profil zaufany czy podpis kwalifikowany używamy już do wielu czynności urzędowych. Czy prawo spadkowe nadąża za tymi zmianami?

Testament notarialny w polskim prawie – fundamenty pozostają niezmienne

W mojej praktyce w kancelarii przy Mickiewicza regularnie tłumaczę klientom, że testament notarialny to jedna z najbardziej sformalizowanych czynności prawnych w polskim systemie. Zgodnie z art. 950 Kodeksu cywilnego, testament notarialny sporządza się w formie aktu notarialnego, a to oznacza konieczność osobistego stawiennictwa przed notariuszem. Co istotne, Prawo o notariacie nie przewiduje możliwości podpisania aktu notarialnego zdalnie czy online – to fundamentalna zasada, która wynika z samej istoty tej czynności prawnej.

Pamiętam sprawę sprzed kilku miesięcy, gdy przedsiębiorca z okolic Swarzędza przekonywał mnie, że skoro może założyć spółkę przez S24, to dlaczego nie może sporządzić testamentu online. Musiałem mu wytłumaczyć, że prawo spadkowe jest w tym zakresie konserwatywne z bardzo dobrych powodów. Testament to nie umowa handlowa – to dokument, który będzie wywoływał skutki prawne dopiero po śmierci testatora, gdy nie będzie już możliwości wyjaśnienia wątpliwości czy zweryfikowania autentyczności oświadczenia woli.

Dlaczego prawo o notariacie nie dopuszcza zdalnego podpisywania aktów?

Często klienci pytają mnie wprost: “Panie Bartoszu, mam podpis kwalifikowany, płacę nim podatki, podpisuję umowy z kontrahentami zagranicznymi – czemu nie mogę podpisać testamentu?”. Odpowiedź tkwi w istocie aktu notarialnego i roli notariusza w tym procesie.

Zadaniem notariusza w Polsce jest zapewnienie bezpieczeństwa prawnego. W przypadku testamentów, podobnie jak przy obrocie nieruchomościami, ryzyko jest ogromne. Notariusz nie tylko na żywo odczytuje treść aktu notarialnego i podpisuje go wraz ze stawającymi, ale przede wszystkim:

ustala tożsamość stron – musi mieć pewność, że testator to rzeczywiście ta osoba, za którą się podaje
upewnia się, że treść aktu jest zrozumiała – wyjaśnia skutki prawne każdego postanowienia testamentu
ocenia, czy nie występują wady oświadczenia woli – sprawdza brak świadomości lub swobody składającego oświadczenie

Swoją drogą, te wszystkie czynności są niemożliwe do pełnego zrealizowania w formie zdalnej. W Sądzie Rejonowym Poznań-Stare Miasto nieraz widziałem sprawy, gdzie kwestionowano ważność testamentu z powodu wątpliwości co do stanu świadomości testatora. Wyobraźmy sobie, jak skomplikowane byłyby takie spory, gdyby testament sporządzono zdalnie.

Co można załatwić online, a co wymaga osobistej wizyty u notariusza?

W naszej kancelarii współpracujemy z wieloma notariuszami z centrum Poznania i zawsze informuję klientów, że choć sam akt notarialny wymaga osobistego stawiennictwa, to przygotowanie do podpisania aktu notarialnego może odbywać się online. To znaczna oszczędność czasu dla wszystkich stron.

Czynności, które można załatwić zdalnie:

Wycena czynności notarialnej – notariusz przesyła informację o kosztach mailem
Przesłanie listy niezbędnych dokumentów – można je wysłać skanami mailowo, a oryginały przynieść w dniu podpisania aktu
Rozmowy i konsultacje przed podpisaniem aktu notarialnego – często odbywają się przez telefon czy wideokonferencję
Zapoznanie się z projektem aktu notarialnego – projekt wysyłany jest na maila, co daje czas na przemyślenie
Nanoszenie poprawek w projekcie – uwagi można przesłać elektronicznie

Czynności, które odbywają się tylko osobiście:

Odczytanie aktu notarialnego przez notariusza
Podpisanie aktu notarialnego przez testatora i notariusza

Co ciekawe, mimo tych ograniczeń, współczesna praktyka notarialna w Poznaniu jest dość elastyczna. Notariusze często dojeżdżają do klientów, szczególnie do szpitali czy domów opieki w okolicznych miejscowościach jak Luboń czy Swarzędz.

Praktyczne aspekty sporządzania testamentu notarialnego w Wielkopolsce

Warto też wspomnieć o kosztach – taksa notarialna za sporządzenie testamentu w Poznaniu wynosi obecnie około 200 złotych plus VAT, w zależności od wartości majątku. To niewielka cena za pewność prawną i bezpieczeństwo najbliższych.

W mojej praktyce zawsze doradzam klientom, by dobrze przygotowali się do wizyty u notariusza. Często organizujemy kilka konsultacji online przed ostatecznym sporządzeniem testamentu. Omawiamy różne warianty rozporządzeń, analizujemy konsekwencje podatkowe, upewniamy się, że wszystkie dyspozycje są jasne i zgodne z wolą testatora. Dopiero gdy wszystko jest jasne, klient udaje się do notariusza z gotową koncepcją swojej ostatniej woli.

Alternatywy dla testamentu notarialnego – co jeśli nie możemy dotrzeć do notariusza?

Czasem spotykam się z sytuacjami, gdy klient rzeczywiście nie może stawić się u notariusza. Może to być osoba chora, przebywająca za granicą lub z innych powodów niemogąca opuścić miejsca pobytu. W takich przypadkach warto rozważyć:

Testament własnoręczny (holograficzny) – zgodnie z art. 949 KC musi być w całości napisany ręcznie, podpisany i opatrzony datą. Nie wymaga świadków ani notariusza, ale łatwiej go podważyć i może zaginąć.

Wizyta notariusza w miejscu pobytu testatora – notariusze z Poznania i okolic często dojeżdżają do klientów. Oczywiście wiąże się to z dodatkowymi kosztami, ale zapewnia pełne bezpieczeństwo prawne.

Testament allograficzny – sporządzony wobec dwóch świadków i urzędnika (wójta, burmistrza, prezydenta miasta, starosty, marszałka województwa, sekretarza powiatu albo gminy lub kierownika urzędu stanu cywilnego). To rozwiązanie stosowane głównie gdy istnieje obawa rychłej śmierci testatora.

Moja wspólniczka adwokat wspominała kiedyś o przypadku z Lubonia, gdzie rodzina próbowała “obejść system”, nagrywając oświadczenie spadkodawcy na video i uwierzytelniając je e-podpisem. Niestety, taki dokument nie ma mocy testamentu i sąd nie mógł go uznać za ważne rozporządzenie ostatniej woli. Choć tzreba dodać testament Video jest rozważany jako forma, ktora być może zostanie dopuszczona w przyszłosci.

Bezpieczeństwo prawne jako priorytet w prawie spadkowym

A właściwie, dlaczego ustawodawca tak bardzo chroni formę aktu notarialnego? Notariusz to nie tylko osoba, która przyjmuje oświadczenia – to gwarant bezpieczeństwa prawnego. Przy testamentach, gdzie często w grę wchodzą majątki wartości setek tysięcy złotych, nieruchomości czy przedsiębiorstwa, ryzyko nadużyć jest ogromne.

Wyobraźmy sobie sytuację, w której testament można by sporządzić całkowicie online. Jak zweryfikować, czy osoba podpisująca dokument e-podpisem rzeczywiście jest testatorem? Czy działa bez przymusu? Czy rozumie konsekwencje swoich decyzji? Te wszystkie wątpliwości notariusz rozwiewa podczas osobistego spotkania, obserwując zachowanie testatora, zadając pytania, upewniając się co do jego stanu świadomości.

To brzmi prosto, ale w praktyce bywa różnie – technologia może ułatwiać życie, ale w sprawach tak ważnych jak dziedziczenie, tradycyjne zabezpieczenia mają swój sens.

Przyszłość testamentów w Polsce – czy czeka nas cyfryzacja?

W niektórych krajach eksperymentuje się z testamentami cyfrowymi, blockchain czy nawet testamentami w formie nagrań wideo z weryfikacją biometryczną. Jednak w Polsce, mimo postępującej cyfryzacji wielu dziedzin życia, prawo o notariacie pozostaje w tym zakresie niezmienne.

Ministerstwo Sprawiedliwości co jakiś czas powołuje zespoły do reformy prawa spadkowego, ale kwestia zdalnego sporządzania aktów notarialnych nie jest priorytetem. I szczerze mówiąc, z perspektywy praktyka, nie jestem przekonany, czy taka rewolucja jest nam potrzebna. System obecny, choć tradycyjny, dobrze zabezpiecza interesy spadkodawców i spadkobierców.

W końcu mówimy o rozporządzeniu majątkiem całego życia, często o wartości milionów złotych. Godzina spędzona u notariusza to niewielka inwestycja w porównaniu z ryzykiem wieloletnich sporów sądowych o ważność testamentu.

FAQ – Najczęstsze pytania o testament notarialny i możliwość jego zdalnego sporządzenia

Czy mogę przesłać notariuszowi projekt testamentu e-mailem przed wizytą? Tak! To standardowa praktyka w kancelariach notarialnych w Poznaniu. Notariusz przygotuje projekt aktu na podstawie przesłanych informacji, a podczas osobistej wizyty omówicie szczegóły i podpiszecie dokument.

Dlaczego nie mogę podpisać testamentu notarialnego przez e-podpis, skoro prawo o notariacie nie nadąża za technologią? Prawo o notariacie celowo nie przewiduje takiej możliwości. To nie kwestia zacofania technologicznego, ale świadomy wybór ustawodawcy, który priorytetowo traktuje bezpieczeństwo prawne i pewność co do autentyczności oświadczeń woli w tak ważnych sprawach.

Ile czasu zajmuje sporządzenie testamentu notarialnego w Poznaniu? Sama wizyta u notariusza to zwykle 30-60 minut na odczytanie i podpisanie aktu. Jednak wcześniejsze przygotowania online (konsultacje, przesłanie dokumentów, zapoznanie się z projektem) mogą trwać kilka dni.

Czy osoba niepełnosprawna ruchowo może sporządzić testament notarialny? Tak, notariusze w Wielkopolsce często dojeżdżają do osób, które nie mogą przybyć do kancelarii. Kluczowe jest, by testator miał pełną zdolność do czynności prawnych i mógł osobiście złożyć oświadczenie woli.

Co się stanie, jeśli spróbuję sporządzić testament przez e-podpis bez udziału notariusza? Taki dokument nie będzie testamentem w rozumieniu prawa. Sąd w postępowaniu spadkowym nie uzna go za ważny, ponieważ prawo o notariacie jasno określa, że akt notarialny wymaga osobistego stawiennictwa.

Czy konsultacje prawne przed sporządzeniem testamentu mogą odbyć się online? Oczywiście! W mojej kancelarii większość wstępnych konsultacji dotyczących testamentów odbywa się przez wideokonferencję. To oszczędność czasu dla klientów z całej Wielkopolski.

Podsumowanie – osobista wizyta u notariusza to inwestycja w spokój rodziny

Jako radca prawny z wieloletnim doświadczeniem w sprawach spadkowych, rozumiem frustrację klientów, którzy chcieliby załatwić wszystko online. Szczególnie młodsze pokolenie, przyzwyczajone do cyfrowych rozwiązań, dziwi się, że w 2025 roku prawo o notariacie wciąż wymaga osobistego stawiennictwa.

Jednak w mojej ocenie, obecny system, choć wymaga osobistej wizyty dla odczytania i podpisania aktu, dobrze służy bezpieczeństwu prawnemu. Możliwość przygotowania wszystkiego online, a tylko finalizacji osobiście, to rozsądny kompromis między wygodą a bezpieczeństwem.

Zawsze powtarzam klientom: testament to inwestycja w spokój Waszych bliskich. Niech będzie sporządzony solidnie, zgodnie z prawem, bez miejsca na wątpliwości. A to oznacza konieczność osobistej wizyty u notariusza – przynajmniej na tym ostatnim, najważniejszym etapie podpisania aktu.

Disclaimer: Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Każda sprawa spadkowa jest indywidualna, dlatego w celu uzyskania szczegółowych informacji zapraszam do kontaktu z moją kancelarią.

Zapraszam do Kancelarii Prawa Spadkowego Radcy Prawnego Bartosza Kowalaka: Radca Prawny Bartosz Kowalak ul. Mickiewicza 18a/3, 60-834 Poznań tel. +48 61 2224963